Umsetzung von Eingangsbestätigung für E-Mails im Amt für Bürgerdienste
Schriftliche Anfrage
Drucksache Nr. IX/1247 vom 08.09.2026 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.
Ich frage das Bezirksamt:
Welchen aktuellen Bearbeitungsstand hat die Umsetzung des BVV-Beschlusses „Eingangsbestätigung für E-Mails versenden“ Drucksache IX/0945 vom 15. Mai 2025 im Amt für Bürgerdienste?
Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden seit Beschlussfassung im Amt für Bürgerdienste ergriffen, um automatische Eingangsbestätigungen für Funktionspostfächer einzurichten?
Wo wurden automatische Eingangsbestätigungen im Amt für Bürgerdienste bereits eingeführt und für welche ist dies noch geplant?
Welche Hindernisse stehen im Amt für Bürgerdienste gegebenenfalls einer Umsetzung entgegen, aus welchen Gründen wurden oder werden einzelne Postfächer von der Maßnahme ausgenommen?
Wie viele (Funktions-)Postfächer hat das Amt für Bürgerdienste identifiziert, für die eine automatisierte Eingangsbestätigung in Frage kommt und bei wie vielen wurde bereits eine solche umgesetzt?
Welche Funktionspostfächer im Amt für Bürgerdienste versenden aktuell Eingangsbestätigungen und jeweils seit wann und bei welchen wurde aus welchem Grund gegen eine solche entschieden? Bitte im Einzelnen auflisten.
Welche konkreten Gründe sprechen dagegen, auf die nach GGO I vorgegebene Zeit zur Bearbeitung von zwei Wochen grundsätzlich bei allen Funktionspostfächern im Amt für Bürgerdienste hinzuweisen, auch wenn die Bearbeitung im Ausnahmefall unerwartet schnell erfolgen sollte?
Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:
Zu 1.
Die Umsetzung des BVV-Beschlusses ist erfolgt.
Zu 2.
Es wurden keine weiteren Maßnahmen ergriffen, da die Postfächer bereits vor BVV-Beschluss
Drucksache IX/0945 eingerichtet waren. Auch Automatische Antworten waren regelhaft
eingerichtet.
Zu 3.
In den Fachbereichen Bürgerämter, Wohnen, Standesamt und Wahlen waren bereits
Eingangsbestätigungen eingeführt. Geplant wird ggf. bedarfsgemäß.
Zu 4.
Bei der Umsetzung gab es keine Hindernisse. Ausnahmen siehe Antwort zu den Fragen 6 und 7.
Zu 5.
Es handelt sich um 13 Postfächer mit automatisierter Eingangsbestätigung.
Zu 6.
Folgende Funktionspostfächer versenden aktuell Eingangsbestätigungen:
Buergeramt1@ba-tk.berlin.de → Einrichtung Anfang 2024
Buergeramt2@ba-tk.berlin.de → Einrichtung Anfang 2024
Buergeramt3@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 12/2025
BueD.Backoffice@ba-tk.berlin.de → Einrichtung Anfang 2024
standesamt@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 04.11.2016
Geburt@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 05.11.2021
heirat@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 09.10.2020
sterberegister@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 18.11.2021
urkundenstelle@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 06.06.2023
Post.Wohnungsamt@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 19.08.2014
wbs@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 30.06.2025
wahlhelfende@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 26.02.2021
briefwahl@ba-tk.berlin.de → Einrichtung 18.09.2025
Für das Funktionspostfach „Wahllokale“ besteht keine automatische Antwort, weil dieses fast
ausschließlich für die interne Kommunikation genutzt wird und die Mitarbeitenden nach dem E-
Mail-Knigge gehalten sind, Postfächer im Kollegium nicht unnötig zu belasten.
Für das Funktionspostfach „Mietpreiserhöhung“ wurde bisher keine automatische Antwort
eingerichtet. Hier erfolgt die Beantwortung innerhalb weniger Tage, da das Thema besonders
sensible Priorität genießt. Erst wenn keine Schnellreaktion mehr aufgrund ansteigender Fallzahlen
möglich ist, wird zu einer Automatikbestätigung gegriffen.
Zu 7.
Im Fachbereich Wohnen sind die Funktionspostfächer mit den voraussichtlichen
Bearbeitungszeiten versehen. Im Fachbereich Bürgerämter wird in den Eingangsbestätigungen
eine schnellstmögliche Bearbeitung in Aussicht gestellt. Ist im Einzelfall absehbar, dass die
Bearbeitung länger als zwei Wochen dauern wird, wird die voraussichtliche Bearbeitungsdauer
entsprechend den Vorgaben der GGO I individuell mitgeteilt.
Im Standesamt und im Wahlamt werden überwiegend individuelle Einzelfälle bearbeitet, so dass
nicht in allen Fällen einheitliche Bearbeitungszeiten genannt werden können. Eine beständige
Anpassung von Bestätigungen je nach dem Erkenntnisstand ist z. B. aus Effizienzgründen
grundsätzlich nicht erwägbar. Aber auch vorfristig notwendige Bearbeitungen oder nicht haltbare
Versprechungen erzeugen in diesem Zusammenhang vermeidbaren Verdruss.