Umsetzung von Eingangsbestätigung für E-Mails im Amt für Weiterbildung und Kultur

Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/1248 vom 08.09.2026 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Welchen aktuellen Bearbeitungsstand hat die Umsetzung des BVV-Beschlusses "Eingangsbestätigung für E-Mails versenden" Drucksache IX/0945 vom 15. Mai 2025 im Amt für Weiterbildung und Kultur?

2. Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden seit Beschlussfassung im Amt für Weiterbildung und Kultur ergriffen, um automatische Eingangsbestätigungen für Funktionspostfächer einzurichten?

3. Wo wurden automatische Eingangsbestätigungen im Amt für Weiterbildung und Kultur bereits eingeführt und für welche ist dies noch geplant?

4. Welche Hindernisse stehen im Amt für Weiterbildung und Kultur gegebenenfalls einer Umsetzung entgegen, aus welchen Gründen wurden oder werden einzelne Postfächer von der Maßnahme ausgenommen?

5. Wie viele (Funktions-)Postfächer hat das Amt für Weiterbildung und Kultur identifiziert, für die eine automatisierte Eingangsbestätigung in Frage kommt und bei wie vielen wurde bereits eine solche umgesetzt?

6. Welche Funktionspostfächer im Amt für Weiterbildung und Kultur versenden aktuell Eingangsbestätigungen und jeweils seit wann und bei welchen wurde aus welchem Grund gegen eine solche entschieden? Bitte im Einzelnen auflisten.

7. Welche konkreten Gründe sprechen dagegen, auf die nach GGO I vorgegebene Zeit zur Bearbeitung von zwei Wochen grundsätzlich bei allen Funktionspostfächern im Amt für Weiterbildung und Kultur hinzuweisen, auch wenn die Bearbeitung im Ausnahmefall unerwartet schnell erfolgen sollte?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1. und 4.
Im Amt für Weiterbildung und Kultur wurden seit der Beschlussfassung insgesamt 18
Funktionspostfächer eingerichtet, die bis zum heutigen Tag in der Nutzung sind. Nach Auskunft der
bezirklichen IT-Stelle können für diese Funktionspostfächer normale Abwesenheitsmeldungen
eingerichtet werden. Diese Postfächer senden an die Absender/innen einmal pro Woche eine
automatische Antwort. Sendet ein Adressat oder eine Adressatin mehrere E-Mails innerhalb dieser
sieben Tage, wird keine weitere Abwesenheitsmeldung versendet. Andere Wege konnten
diesbezüglich leider nicht beschritten werden, da der Softwarehersteller Microsoft hier
Sicherheitsmechanismen einsetzt, um Spam und E-Mail-Schleifen zu vermeiden. Sollte der/die
Absender/in auf jede eingehende E-Mail antworten, würde eine E-Mail-Schleife entstehen, die
das bezirkliche IT-System beschädigen oder beeinträchtigen könnte.
 

Zu 2.
Es wurde in Abstimmung mit der bezirklichen IT-Stelle nach einer Lösung zur Einrichtung der
automatischen Eingangsbestätigungen für die Funktionspostfächer gesucht.
 

Zu 3.
Bislang wurden aufgrund der unter Antwort zu 1. genannten Gründe keine automatischen
Eingangsbestätigungen für die Funktionspostfächer eingerichtet. Es ist auch aus den genannten
Gründen keine weitere Einrichtung geplant.
 

Zu 5. und 6.
Es wurden 18 Funktionsfächer identifiziert, für die eine automatische Empfangsbestätigung infrage
kommt. Leider konnte aus den genannten Gründen bislang keine davon umgesetzt werden.
 

Zu 7.
Laut Auskunft der bezirklichen IT-Stelle kann innerhalb der Funktionspostfächer kein genauer
Zeitraum für die Versendung von automatischen Empfangsbestätigungen definiert werden. Das
Computersystem versendet an die Absender/innen einmal pro Woche eine automatisierte
Antwort.