Umsetzung von Eingangsbestätigung für E-Mails im Facility Management

Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/1246 vom 08.09.2026 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Welchen aktuellen Bearbeitungsstand hat die Umsetzung des BVV-Beschlusses „Eingangsbestätigung für E-Mails versenden“ Drucksache IX/0945 vom 15. Mai 2025 im Facility Management?

2. Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden seit Beschlussfassung im Facility Management ergriffen, um automatische Eingangsbestätigungen für Funktionspostfächer einzurichten?

3. Wo wurden automatische Eingangsbestätigungen im Facility Management bereits eingeführt und für welche ist dies noch geplant?

4. Welche Hindernisse stehen im Facility Management gegebenenfalls einer Umsetzung entgegen, aus welchen Gründen wurden oder werden einzelne Postfächer von der Maßnahme ausgenommen?

5. Wie viele (Funktions-)Postfächer hat das Facility Management identifiziert, für die eine automatisierte Eingangsbestätigung in Frage kommt und bei wie vielen wurde bereits eine solche umgesetzt?

6. Welche Funktionspostfächer im Facility Management versenden aktuell Eingangsbestätigungen und jeweils seit wann und bei welchen wurde aus welchem Grund gegen eine solche entschieden? Bitte im Einzelnen auflisten.

7. Welche konkreten Gründe sprechen dagegen, auf die nach GGO I vorgegebene Zeit zur Bearbeitung von zwei Wochen grundsätzlich bei allen Funktionspostfächern im Facility Management hinzuweisen, auch wenn die Bearbeitung im Ausnahmefall unerwartet schnell erfolgen sollte?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Die Umsetzung der betreffenden Drucksache ist in der Serviceeinheit Facility Management
vollständig abgeschlossen.

Zu 2.
Es wurden alle in Betracht kommenden Funktionspostfächer (solche mit verwaltungsexternen
Eingängen) überprüft und automatische Antworten zur Eingangsbestätigung eingerichtet.

Zu 3.
Für das zentrale Funktionspostfach info.fm@ba-tk.berlin.de und raumvergabe@ba-tk.berlin.de
wurde bereits eine Eingangsbestätigung eingerichtet. Für weitere Funktionspostfächer ist keine
Eingangsbestätigung vorgesehen.

Zu 4.
Über Funktionspostfächer, bei denen bisher noch keine automatische Eingangsbestätigung
eingerichtet ist, wird nicht verwaltungsextern kommuniziert. Daher ist eine Eingangsbestätigung
gemäß der Drucksache IX/0945 und gemäß § 38 Abs. 2 GGO I nicht notwendig.

Zu 5.
Es wurden zwei Funktionspostfächer identifiziert, für die auch eine Eingangsbestätigung
eingerichtet wurde.
 

Zu 6.

Zu 7.
Dagegen spricht, dass es keine Verpflichtung zur Bearbeitung von Vorgängen innerhalb von zwei
Wochen gibt. Lediglich ist in den Fällen, in denen ein Vorgang voraussichtlich länger als zwei
Wochen dauern könnte, eine Eingangsbestätigung zu versenden.
Bei der Serviceeinheit Facility Management werden die wenigsten Eingaben nach der in
§ 38 Abs. 1 GGO I eingangsbestätigungspflichtigen Frist beantwortet. Zudem sind automatisierte
Antworten mit der zu erwartenden Antwort- und Bearbeitungszeit in der Serviceeinheit Facility
Management nicht sinnvoll, da Art, Umfang und betroffene Fachbereiche diese stark variieren
lassen.