Umsetzung von Eingangsbestätigung für E-Mails im Jugendamt

Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/1250 vom 08.09.2026 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Welchen aktuellen Bearbeitungsstand hat die Umsetzung des BVV-Beschlusses "Eingangsbestätigung für E-Mails versenden" Drucksache IX/0945 vom 15. Mai 2025 im Jugendamt?

2. Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden seit Beschlussfassung im Jugendamt ergriffen, um automatische Eingangsbestätigungen für Funktionspostfächer einzurichten?

3. Wo wurden automatische Eingangsbestätigungen im Jugendamt bereits eingeführt und für welche ist dies noch geplant?

4. Welche Hindernisse stehen im Jugendamt gegebenenfalls einer Umsetzung entgegen, aus welchen Gründen wurden oder werden einzelne Postfächer von der Maßnahme ausgenommen?

5. Wie viele (Funktions-)Postfächer hat das Jugendamt identifiziert, für die eine automatisierte Eingangsbestätigung in Frage kommt und bei wie vielen wurde bereits eine solche umgesetzt?

6. Welche Funktionspostfächer im Jugendamt versenden aktuell Eingangsbestätigungen und jeweils seit wann und bei welchen wurde aus welchem Grund gegen eine solche entschieden? Bitte im Einzelnen auflisten.

7. Welche konkreten Gründe sprechen dagegen, auf die nach GGO I vorgegebene Zeit zur Bearbeitung von zwei Wochen grundsätzlich bei allen Funktionspostfächern im Jugendamt hinzuweisen, auch wenn die Bearbeitung im Ausnahmefall unerwartet schnell erfolgen sollte?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Der BVV-Beschluss wurde im Jugendamt umgesetzt.
 

Zu 2.
Für alle Funktionspostfächer, für die das möglich und zielführend ist, wurden automatische
Eingangsbestätigungen eingerichtet. Postfächer, die täglich gesichtet werden und verschiedene
Anliegen bündeln, wurden nicht mit automatischen Eingangsbestätigungen versehen. Die
Mailschreibenden erhalten eine Eingangsbestätigung von der zuständigen Stelle nach
Weiterleitung.
 

Zu 3.
Siehe Antwort zu 2.
 

Zu 4.
Keine. Für Verteilergruppen ist keine automatische Eingangsbestätigung möglich, aber auch nicht
erforderlich.
 

Zu 5.
Das Jugendamt verfügt über 44 Shared Postfächer. Für die Postfächer, bei denen es sinnvoll und
zielführend ist, wurden automatische Antwortmails eingerichtet.
 

Zu 6.
THFD
Das Postfach des THFD Jug versendet keine automatische Eingangsbestätigung.
Über das Postfach wird viel mit den Eltern, Trägern und anderen Abteilungen im Bezirksamt
kommuniziert.
Es wäre nicht sachgerecht, bei jeder Mail automatisch eine Eingangsbestätigung eines Antrages
zu versenden, weil es nicht immer um Anträge geht.
Stattdessen versendet das Eingangsmanagement immer individuell eine Eingangsbestätigung.
Die GGO I wird demnach insofern eingehalten, dass die Eltern den Stand der Bearbeitung
kennen.

FSB
Das Familienservicebüro sendet keine Eingangsbestätigungen, da das Postfach täglich von
mehreren Mitarbeiterinnen bearbeitet wird und auch Anliegen weitergeleitet werden an die
zuständigen Fachabteilungen. Diese senden dann Eingangsbestätigungen an die entsprechende
Stelle.
Das Funktionspostfach post.jugendamt@ba-tk.berlin.de wird täglich durch das
Familienservicebüro gesichtet und beantwortet bzw. weitergeleitet, daher erfolgt keine
automatische Eingangsbestätigung. Eine Eingangsbestätigung erfolgt von der zuständigen Stelle.

KR
Im Bereich JUG KR gibt es keine Funktionspostfächer, für die automatische Antworten eingestellt
sind. In der Regel werden eingehende Mails innerhalb von 2-5 Tagen beantwortet. Mit der
Antwort liegt dann bei den Sender/innen ja auch eine Empfangsbestätigung vor.
Automatische Antworten werden im Bereich JUG KR nur ausnahmsweise dann eingestellt, wenn
längerfristige Krankheit bzw. Abwesenheit mehrere Personen vorliegt und die Vertretung nicht
mehr schafft, die E-Mails zu sichten und zu beantworten.

Elterngeld
Die Elterngeldstelle hat ein Funktionspostfach und dieses versendet auch eine automatische
Eingangsbestätigung.

Kitagutschein/eFöB
Der Bereich Kitagutschein/eFöb mit dem Funktionspostfach JugKita-eFoeB@ba-tk.berlin.de
versendet automatische Eingangsbestätigungen
 

Zu 7.
§ 33 - Eingangsbestätigung, Zwischenbescheide (1) In Verfahren, in denen zu übersehen ist, dass
die abschließende Bearbeitung länger als zwei Wochen dauern wird, soll unverzüglich eine
Eingangsbestätigung mit einem Hinweis auf die voraussichtliche Dauer des Verfahrens und die
Gründe für die Verzögerung erteilt werden. Nach Ablauf eines Monats oder der mitgeteilten
voraussichtlichen Bearbeitungsdauer ist ein Zwischenbescheid zu erteilen. (2) Absatz 1 Satz 1 gilt
nicht für den Schriftverkehr innerhalb der Berliner Verwaltung.
Laut GGO I ist vorgegeben, dass „in Verfahren, in denen zu übersehen ist, dass die
abschließende Bearbeitung länger als zwei Wochen dauern wird, unverzüglich eine
Eingangsbestätigung mit einem Hinweis auf die voraussichtliche Dauer des Verfahrens und die
Gründe für die Verzögerung erteilt werden soll.“ Die Anliegen, mit denen sich Menschen an das
Jugendamt wenden, sind komplex und erfordern oft unterschiedliche Bearbeitungszeiten je nach
Anliegen, Vollständigkeit der Unterlagen bei Anträgen, Prüfschritten, daher sind pauschale
Antworten nicht zielführend. Es werden dem spezifischen Anliegen entsprechende
Eingangsbestätigungen versandt. Auf dieses Problem und Thema wurde bereits bei der Beratung
des Antrags im JHA hingewiesen.