Umsetzung von Eingangsbestätigung für E-Mails im Stadtentwicklungsamt

Schriftliche Anfrage

Drucksache Nr. IX/1251 vom 08.09.2026 des Bezirksverordneten Philipp Wohlfeil – Die Linke.

Ich frage das Bezirksamt:

1. Welchen aktuellen Bearbeitungsstand hat die Umsetzung des BVV-Beschlusses "Eingangsbestätigung für E-Mails versenden" Drucksache IX/0945 vom 15. Mai 2025 im Stadtentwicklungsamt?

2. Welche organisatorischen und technischen Maßnahmen wurden seit Beschlussfassung im Stadtentwicklungsamt ergriffen, um automatische Eingangsbestätigungen für Funktionspostfächer einzurichten?

3. Wo wurden automatische Eingangsbestätigungen im Stadtentwicklungsamt bereits eingeführt und für welche ist dies noch geplant?

4. Welche Hindernisse stehen im Stadtentwicklungsamt gegebenenfalls einer Umsetzung entgegen, aus welchen Gründen wurden oder werden einzelne Postfächer von der Maßnahme ausgenommen?

5. Wie viele (Funktions-)Postfächer hat das im Stadtentwicklungsamt identifiziert, für die eine automatisierte Eingangsbestätigung in Frage kommt und bei wie vielen wurde bereits eine solche umgesetzt?

6. Welche Funktionspostfächer im Stadtentwicklungsamt versenden aktuell Eingangsbestätigungen und jeweils seit wann und bei welchen wurde aus welchem Grund gegen eine solche entschieden? Bitte im Einzelnen auflisten.

7. Welche konkreten Gründe sprechen dagegen, auf die nach GGO I vorgegebene Zeit zur Bearbeitung von zwei Wochen grundsätzlich bei allen Funktionspostfächern im Stadtentwicklungsamt hinzuweisen, auch wenn die Bearbeitung im Ausnahmefall unerwartet schnell erfolgen sollte?

Hierzu antwortet das Bezirksamt Treptow-Köpenick:

Zu 1.
Abgeschlossen; die Zuarbeit für den Schlussbericht wurde am 23.10.2025 angefordert und am
25.11.2025 erbracht.

Zu 2.
Keine.

Zu 3.
Nirgends.

Zu 4.
Siehe Antworten zu Fragen 6 und 7.

Zu 5.
Keines.

Zu 6. und 7.
Das Stadtentwicklungsamt verfügt über mehrere Funktionspostfächer für den direkten Kontakt mit
Bürgerinnen und Bürgern. Das betrifft einerseits Anträge für Akteneinsichten und andererseits
Dienstleistungen der Fachbereiche Bau- und Wohnungsaufsicht, Untere Denkmalschutzbehörde,
Vermessung und Stadtplanung. Auch ein allgemeines Kontaktformular für Anfragen aller Art steht
für den direkten Kontakt zur Verfügung. Die Umsetzung des BVV-Beschlusses wurde für alle
Funktionspostfächer geprüft. Das Stadtentwicklungsamt hat sich gegen eine allgemein formulierte
Eingangsbestätigung entschieden. Alle Funktionspostfächer werden täglich gesichtet und
bearbeitet, sodass eine automatische Eingangsbestätigung nicht zweckmäßig ist. Aufgrund der
Vielzahl an Themen ist eine allgemeine Antwort zu Bearbeitungszeiten nicht möglich. Die
gemeinsame Geschäftsordnung der Berliner Verwaltung (GGO) sieht einen zweiwöchigen
Rahmen zur Beantwortung vor. Sollte eine Anfrage nicht in dieser Frist bearbeitbar sein, wird eine
Zwischennachricht an die anfragende Person versendet. Sichtung und Zugriffe der
Funktionspostfächer sind auch für den Vertretungsfall abgesichert, sodass alle Anliegen nach
Eingang im Postfach zeitnah bearbeitet werden.